Funktionen

Ein System
für dein ganzes Studio.

Von der Instagram-DM bis zur Nachsorge: StudioOS vereint Inbox, KI-Assistent, Angebote, Anzahlungen, Kalender, Kundenverwaltung und Analytics – gebaut für den Alltag in Tattoo-Studios.

Demo buchen Workflow ansehen

8Bausteine in einem: Inbox, KI, Angebote, Zahlung, Kalender, Absagen, CRM, Analytics

1Ort für alle Anfragen – statt DMs, Notizen, Excel und Kalender-App

0Passwörter teilen: Das ganze Team arbeitet im selben Instagram-Postfach

01 · Instagram-Inbox

Alle Instagram-DMs in einer Inbox, die wie ein CRM denkt.

StudioOS zeigt deine Direktnachrichten live. Jeder Chat wird einem Kundenprofil zugeordnet und landet im passenden Tab: Neu, Aktiv, Verschieben, Erledigt oder Abgesagt. Du siehst jederzeit, wie lange das 24-Stunden-Antwortfenster noch offen ist.

Echtzeit-Synchronisation mit deinem Instagram-Business-Account
Filter: Ungelesen, Braucht Antwort, Antwortfenster
Antworten aus StudioOS kommen normal in Instagram an
Sammelantworten für mehrere Chats auf einmal
Push aufs Handy, sobald jemand auf dich wartet

02 · KI-Anfragequalifizierung

Die KI stellt die Fragen. Du bekommst die fertige Anfrage.

Der Assistent führt das Erstgespräch in deinem Ton und sammelt alles, was du für ein Angebot brauchst. Sobald die Anfrage vollständig ist, wird sie als „Bereit für Angebot“ markiert.

Motiv, Körperstelle, Größe, Stil, Farbe, Referenzbilder, Zeitraum
Drei Modi: Vorschläge, Vorqualifizieren, Autopilot
Übernahme per Tipp – jederzeit

Mehr zum KI-Assistenten

03 · Angebote & Anzahlungen

Angebot im Instagram-Chat. Anzahlung mit einem Tipp.

Stell Preis, Anzahlung und Terminvorschläge zusammen und sende sie als Instagram-Karte direkt in die Unterhaltung. Deine Kundin wählt auf der Angebotsseite ihren Termin und zahlt per Stripe an – StudioOS verbucht es automatisch.

Angebotsvorlagen je Stil und Artist
Apple Pay, Karte u. v. m.
Absage-Regeln, die deine Kundin vor dem Buchen bestätigt – weniger No-Shows

04 · Smart-Kalender

Angezahlt? Dann steht der Termin schon im Kalender.

Angenommene Angebote landen automatisch beim richtigen Artist. Ein Klick auf den Termin öffnet alle Details – auch direkt vom Dashboard aus, wo du die geplanten Termine siehst. Eigene Termine, Urlaub und Sperrzeiten pflegst du im selben Kalender.

Kalender pro Artist, Studio-Übersicht für alle
Termin mit einem Tipp im Kalender der Kundin – inklusive Erinnerung einen Tag vorher
Der Assistent beantwortet „Wann habt ihr frei?“ aus deinem Kalender

05 · Verschieben & Absagen

Absagen ohne Diskussion. Verschieben ohne Hin und Her.

Deine Absage-Regeln stehen auf jedem Angebot, die Kundin bestätigt sie vor dem Buchen. Über den Link zu ihrem Termin kann sie selbst verschieben oder absagen – innerhalb deiner Frist mit automatischer Rückerstattung der Anzahlung.

Kostenlos absagen oder verschieben bis zu deiner Frist (z. B. 48 Stunden)
Automatische Rückerstattung über Stripe, auf Wunsch auch aus Kulanz
Sagst du ab, wählt die Kundin: Geld zurück oder neuer Termin – die Anzahlung wird übernommen

Einstellungen für Termine und Absagen mit Frist und eigenem Zusatz

Buchungsseite der Kundin mit Anderer Termin und Absagen

06 · Kunden-CRM

Jeder Kunde mit Geschichte – nicht nur mit Handle.

Die Kundenakte bündelt Chats, Anfragen, Angebote, Zahlungen und Tattoos. So erkennst du Stammkunden, behältst Nachsorge-Termine im Blick und weißt bei jeder Nachricht sofort, mit wem du sprichst.

Tattoo-Historie, Umsatz und Notizen
Nachsorge als Aufgabe für den Artist – zum richtigen Zeitpunkt
Suche nach Name oder Instagram-Handle

07 · Mehrere Artists & Analytics

Ein Studio, viele Artists – und alle Zahlen im Blick.

Im Studio-Paket arbeiten bis zu 5 Artists mit eigenen Kalendern, im Studio Pro unbegrenzt viele – auch über mehrere Instagram-Accounts und Standorte. Analytics zeigt Anfragen, Conversion von DM zu Termin, Umsatz, Anzahlungen, Antwortzeit und gebuchte Stunden pro Artist.

Automatische Zuweisung nach Stil
Conversion von DM zu Termin
Als App aufs Handy installierbar – Desktop, Tablet, Smartphone

Analytics: Anfragen, Conversion, Umsatz, Anzahlungen, Antwortzeit

08 · Autopilot Studio Pro

Das Angebot ist fertig, bevor du reinschaust.

Ist eine Anfrage vollständig, berechnet der Autopilot das Angebot aus deinen eigenen Preisregeln und schlägt freie Termine aus deinem Kalender vor. Du prüfst und schickst es mit einem Tipp – der Preis ist immer nachvollziehbar.

Preise nach Größe (S bis XL) oder Stundensatz
Zuschläge für Farbe, Detailaufwand und schwierige Stellen, Mindestpreis
Nur freie Termine in deinen Arbeitszeiten – Wunschtag und Tageszeit werden berücksichtigt

Autopilot-Einstellungen mit Preisen nach Größe, Zuschlägen, Mindestpreis und Arbeitszeiten

Produkt-Demo

Die echte App.
In 4 Minuten.

Kein Mockup, kein Rendering: So arbeitet ein Studio mit StudioOS – von der ersten Instagram-DM bis zum gebuchten Termin.

Vorher / Nachher

Schluss mit
Zettelwirtschaft.

Vergleich: Studioalltag ohne und mit StudioOS
Aufgabe	Ohne StudioOS	Mit StudioOS
Neue Anfragen	Verstreut in Instagram, WhatsApp und E-Mail	Eine Inbox, automatisch dem Kunden zugeordnet
Details erfragen	5–15 Nachrichten hin und her, oft abends	KI sammelt Motiv, Stelle, Größe & Referenzen
Angebot	Freitext-Nachricht, Preis geht im Chat unter	Instagram-Karte mit Terminwahl und Anzahlung
Anzahlung	Überweisung, PayPal-Link, Nachhaken	Online-Anzahlung mit einem Tipp, automatisch verbucht
Termin	Manuell in Kalender oder Buch übertragen	Automatisch beim richtigen Artist eingetragen
Absagen & Verschieben	Diskussionen über die Anzahlung, Lücken im Kalender	Selbstservice für Kunden mit automatischer Rückerstattung in der Frist
Antwortfenster	Nachrichten kommen zu spät an, Instagram blockt	24-h-Fenster live im Chat, rechtzeitige Warnung
Kundenhistorie	Im Kopf oder im Chatverlauf	Kundenakte mit Tattoos, Umsatz und Nachsorge-Erinnerungen

Kostenlose Demo

Mehr Zeit für das,
was wirklich zählt.

In 20 Minuten zeigen wir dir live, wie StudioOS deine Instagram-Anfragen sortiert, qualifiziert und in gebuchte Termine verwandelt – mit deinem eigenen Postfach.

1
Anfrage senden
Dauert 30 Sekunden – keine Kreditkarte.
2
Termin wählen
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
3
Live-Demo & Setup
20 Min. Video-Call, danach richten wir alles mit dir ein.

Ein Systemfür dein ganzes Studio.